如果數據不能以一種可管理和安全的方式存儲和處理，那么這些海量的數據會給企業(yè)帶來巨大的風險。

暗數據平臺是未知領域的一部分，也是企業(yè)對其內容失去控制的地方。

那么，企業(yè)是否了解自己到底有多少暗數據?保護數據和打擊內容泛濫如果沒有解決過時內容的計劃或確保以正確的方式存儲數據，就會發(fā)生內容泛濫。

發(fā)生這種情況有多種原因。

有些企業(yè)可能已經收購了其他公司，或者企業(yè)內可能有一些員工認為公司制度對他們不利，他們認為自己有特殊的技術需求，因此需要不同的系統(tǒng)。

他們可能開始使用IT團隊認可的工具(例如Dropbox)，但是他們可能會意識到他們無法授予同事訪問文件的權限，因此創(chuàng)建一個公用文件夾，如果某位同事辭職，那么這些文件仍然存在，任何人都可以訪問。

這在企業(yè)的安全網絡中留下了空白，使企業(yè)的其他系統(tǒng)容易受到潛在的黑客攻擊或數據泄露的影響。

甚至在共享驅動器(如Microsoft OneDrive、Google Drive或Dropbox)上存儲信息也可能有問題。

大多數企業(yè)組織需要管理存儲文件的多個區(qū)域，但是問題在于沒有單一的信息源，很難找到想要的信息，并且很容易與太多的人(包括企業(yè)外部人員)共享信息，并且沒有可追溯性。

企業(yè)員工經常會因使用不同版本的更新文檔而產生誤解，例如文件名為“x版”或“最終版本”。

當信息存儲在多個區(qū)域中時，這會導致企業(yè)效率低下，例如浪費時間搜索、使用過時信息做出決策，或者由于信息在網絡空間中丟失而重新創(chuàng)建信息。

一旦員工對系統(tǒng)有不同的偏好，或者沒有全面的較新內容，那么企業(yè)就會遇到麻煩。

這不僅會影響生產力和利潤，還會使數據容易受到黑客攻擊或被盜，從而影響信息安全。

內容泛濫帶來代價高昂的后果如果涉及法律訴訟，對于企業(yè)來說事情可能會變得復雜。

例如，如果企業(yè)被告上法庭，并需要證明其所有證據，如果所需的信息分散在許多不同的系統(tǒng)中，則他們必須審核所有這些系統(tǒng)來查找有關特定案件的所有信息，以確定是否是知識產權侵權、人力資源紀律處分或其他同等嚴重的事情。

在這種情況下，審核人員必須搜索所有內容系統(tǒng)以查找有關該主題的所有內容并將其擱置。

這類工作通常是外包的，因為企業(yè)很難在內部找到資源，因此可能會花費更多的費用。

對所有文件和服務器進行控制，并確保其安全對于保護企業(yè)免受額外的訴訟問題以及節(jié)省時間和成本非常重要。

如果審計的目的是提供有關前景和風險的具體意見，那么審計師可能比以往任何時候都更依賴于從企業(yè)董事和管理層那里獲得廣泛和可靠的信息，而不是進行追溯。

擴大審計范圍意味著更大的訴訟風險，這很可能增加“審計負擔”，并增加相關成本。

整理暗數據為了真正解決暗數據的問題，企業(yè)需要進行審核以檢查現有的業(yè)務系統(tǒng)，并了解其用途以及使用的原因。

是否真正需要暗數據，還是因為企業(yè)才決定建立自己的系統(tǒng)?尋找像“ROT”這樣的東西——也就是多余的、過時的或瑣碎的內容。

這是企業(yè)可以擺脫并且不需要維護的內容。

檢查網絡流量以查看正在訪問的內容可提供有關正在使用系統(tǒng)的信息。

評估信息泄露、丟失或放置在其他區(qū)域的所有方式。

如果員工使用未經IT團隊認可的工具，則可能會帶來更大的危險。

員工也可能使用不安全的服務器，這可能導致信息被盜。

暗數據平臺是巨大未知領域的一部分，這是IT和合規(guī)團隊對具有價值的企業(yè)信息失去控制的地方。

而企業(yè)需要加強其安全范圍，以確保所有的數據和文件只有員工在工作需要時才能訪問。

為數據管理創(chuàng)造更光明的未來2020年將繼續(xù)發(fā)展的一個趨勢是，企業(yè)迫切需要使用中央系統(tǒng)來安全地管理其內容，以減少數據丟失或被盜的情況。

但是，數據量不斷增長的問題將始終是對其進行管理，并且沒有人會刪除任何數據。

人們將重要的東西(例如舊的演示文稿和合同)存儲在存儲設備中，但是以后卻不會再訪問，并評估它是否仍然有用。

作為信息管理功能的一部分，創(chuàng)建保留計劃有助于企業(yè)確定需要保留的內容、原因和保留時間，實施信息生命周期過程也有助于管理和保護數據。

企業(yè)可以將數據遷移到價格更低的存儲設備(稱為冷存儲)中，而不是將數據保存在昂貴的硬盤上。

這使企業(yè)員工在必要時仍可以訪問它，但可以顯著地降低成本。

企業(yè)實施用戶友好系統(tǒng)來組織和存儲內容，有助于很大程度地減少內容泛濫和安全漏洞的風險。

它也有助于減少企業(yè)內部的暗數據，使員工能夠集中精力更有效地使用它來推動企業(yè)向前發(fā)展。