需求分析

近幾十年我們投入巨資大力發展IT應用，已經初步建成了各自統一的營業服務系統和企業內部信息傳遞管理系統，經過多年的運行積累，存儲了海量的信息資源。由于歷史原因，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島。如何科學管理和合理開發這些信息資源，尤其是大量的非結構化信息，是國內企業面臨的巨大挑戰。

與此同時，這些業務系統的業務發起和辦理過程中均需采集大量的非結構化數據，如用戶的身份信息、財產信息、檔案合同信息等，并在流程審批和業務處理環節中使用，而這些數據需要通過一套集中的非結構化數據管理平臺，實現其采集、管理及在各個業務系統中共享。

產品價值

文檔集中管理

在線管理所有類型文檔，快速匯總分發，上傳文件大小不設限，還能在線預覽辦公文檔及圖紙、圖片；

無需手動操作，支持將客戶端文檔自動備份到企業云盤，保留文檔的歷史版本，隨時恢復誤改、誤刪文件；

多種檢索模式，支持關鍵詞搜索、文檔分類檢索、元數據檢索等，支持用戶在海量數據中快速查找；

支持存儲空間按需分配、彈性擴容，多重容災備份、硬盤加密存儲、避免數據存儲風險。

文檔權限管理

維護文檔的多級權限體系，可設置文檔的只讀、下載、拷貝、編輯、打印等權限，支持對非權限內的文檔進行借閱；

工作過程中的所有信息，都將自動匯聚到云存儲之中，并且有嚴格的授權保護以及完整的訪問記錄，安全可靠，永不丟失；

支持多工作區管理，可以為業務相對獨立的各個事業部設置相對獨立的工作區，保證業務的獨立性；

多級訪問權限、兩級回收站、系統審計日志和統計報告，讓企業云盤安全、可控、可追溯。

超大文件極速傳遞

用戶可制作文檔的安全鏈接，發送給同事或企業外的第三方，降低了文檔在網絡上的傳輸量，并提高了文檔的安全性；

鏈接可設置訪問密碼和有效期，設置權限為只讀、下載或打印，以及允許操作的次數，云平臺會保留文檔的操作日志；

可將公開的文檔發布到企業網站，無需帳號密碼，即可匿名訪問特定的文檔或文件夾；

安全鏈接與郵件、短信、即時通訊工具有機整合，自動發送云盤消息。

移動辦公

支持Android、iOS、Windows等多種主流終端，隨時隨地訪問、查詢云端文檔，輕松實現移動辦公；

跨終端智能同步，各平臺文檔與云端自動保持一致，用戶在任一設備對文檔進行增刪或評論，都會實時更新到其他設備；

社交化分享，可隨時隨地通過郵件、短信、微博、微信等方式快速將文件分享給他人。

團隊協作

支持多組織協作、項目團隊協作，以及與第三方合作伙伴臨時組建文檔共享空間，快速分享文檔、協同辦公，提高工作效率；

多方對同一文檔修改后，會生成多個歷史版本，可任意追溯。用戶可通過評論功能交換協作意見，或者訂閱自己關心的文檔；

發起文檔流程，審批或會簽一份文檔/圖紙；

Outlook 延伸功能插件，幫助用戶將郵箱里的郵件、聯系人快速備份到云端。

企業知識文檔庫積累與應用

知識管理—獲取、查詢與統計

文檔知識管理提供精細、準確、與企業貼切的知識分類管理。在文檔保存到知識庫里時，系統保留文檔的標題、描述、作者、創建時間、修改時間，分類等各種元數據。這些文檔的屬性信息是對文檔的補充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。

更重要的是，為企業提供了可定制的知識分類管理模式，企業可根據業務設置文檔類型，例如銷售合同、財務報表、研究報告、客服跟蹤表。一個類別為“合同”的文檔可以包括“業主”、“合同金額”、“項目代碼”和“項目日期”等屬性，當最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進行搜索，在精確查找的結果上力求精益求精。

知識目錄瀏覽

文檔知識管理系統協助企業科學的、規范的存儲知識，可按主題層級快速找到自己所需的知識。每個層次都針對更精細、更集中的內容。“知識樹”支持無限層次的文件夾和子文件夾結構。

元數據管理

系統具有強大的元數據管理的功能。在文檔保存到知識庫里時，系統將自動獲取文檔的標題、描述、作者、創建時間、修改時間，分類等各種元數據。這些文檔的屬性信息是對文檔的補充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。在這些常規元數據的基礎上，文檔知識管理系統還提供了可擴展、可重復利用的元數據管理功能。用戶根據實際需求自定義文檔屬性，在后臺設定元數據之后，再將元數據關聯到文檔上。可根據元數據設定搜索條件，更快、更準確地找到信息。

文檔索引卡 – 領先的元數據管理模型

企業可根據業務設置文檔類型，關聯多個元數據，例如銷售合同、財務報表、研究報告、客服跟蹤表。一個類別為“合同”的文檔可以包括“業主”、“合同金額”、“項目代碼”和“項目日期”等元數據（文檔屬性），當最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進行搜索。

知識定位 - 文檔自動編號

用戶在填寫文檔類型的屬性時，系統能夠根據用戶需要對文檔進行自動編號，如合同文檔可以定義文檔編號為：合作單位+時間+合同序號，系統根據用戶的定義自動生成文檔編號，方便用戶在需要時精確查詢到需要的文檔。

知識鏈接 （CURL）

CURL （Content URL）是HOLA知識管理軟件特有的一種鏈接，每個上傳到系統里的文檔都會被自動分配一個CURL。用戶可以通過這個CURL直接找到相對應的文檔。無論文檔經過幾次修改，該文檔的CURL始終指向最新版本。文檔所有者還可以在文檔的安全性里面設置匿名訪問形式，便于讓非用戶也能通過點擊CURL的方式來訪問該文檔。

用戶可以將CURL做為傳遞知識的手段，所有的文檔存放在知識庫，不再需要通過郵件附件來轉發文檔，能夠很好地對文檔的版本進行管理，也可以有效地減少網絡上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

知識訂閱

文檔知識管理系統為用戶提供了主動獲取知識的便捷方式。用戶可對自己所關心的文檔進行訂閱，當其他組員對被訂閱的文檔有任何新的貢獻時，系統會自動發出通知。

關鍵字查詢、全文檢索

提供多種搜索手段，對文檔進行模糊查詢、精確查詢、索引卡查詢。

知識管理軟件的搜索結果可以根據企業需求定制多種顯示形式：

Baidu 快照的方式顯示 – 便于根據內容快速定位；

基于訪問控制的文檔列表 – 安全查詢；

檢索功能和權限設置嚴謹掛鉤，檢索結果和用戶權限匹配，對沒有閱讀權限的文檔即使文檔存在也搜索不出

帶有部分訪問控制的檢索 – 便于知識借閱；

檢索結果顯示所有相關的文檔，但是沒有相關閱讀權限，即使知道文檔的存在也打開不了文檔

知識類型檢索

還人性化地提供了自定義搜索功能，在用戶上傳文件時進行分門別類，諸如銷售合同、財務報表、研究報告、客服等多種屬性，在精確查找的結果上力求精益求精。

智能文件夾（知識自動歸檔）

知識管理軟件在每個工作協作區創建特定的智能文件夾，將文檔上載到此智能文件夾，并指定文檔類型，輸入屬性值，系統將根據文檔的屬性值自動將其歸檔到智能文件夾規則所指定的文件夾下。智能文件夾規則是以自定義屬性為基礎動態定義文檔歸檔條件和目標文件夾，通過對自定義屬性進行判斷，得出是否復合條件以及是否存在要歸檔的文件，進而產生相應的歸檔行為。

同時，智能文件夾可以綁定一個郵件地址，向這個地址發送帶有文檔附件的郵件，系統自動將文檔附件從郵件中拆分出來，保存到智能文件夾中。 

知識交叉引用

文檔知識管理軟件能夠將文檔與相關文檔、圖紙及附件進行連接管理，比如研究報告和參考文獻之間建立連接，易于用戶找到相關信息。

知識資源的統計分析

文檔知識管理系統通過創建人員、創建時間、文檔類型、位置、狀態等的分析，可獲得如下信息：

員工的知識貢獻度，可激勵知識貢獻

用戶訪問情況的分析

通過各個時間段、各用戶對知識庫各個部分的訪問情況的分析，獲得：

哪些文檔受歡迎

哪些人員經常使用文檔等信息

系統的整體使用情況

各個月的訪問情況變化